นับได้ว่าเครื่องทำลายเอกสาร ในปัจจุบันนั้นมีความสำคัญ สำหรับองค์กร สำหรับธุรกิจ สำหรับหน่วยงานเป็นอย่างมาก เพราะอะไรเพราะในปัจจุบัน เรื่องของการที่เราจะให้ความสำคัญ กับข้อมูลนั้นมีความจำเป็นเป็นอย่างยิ่ง ข้อมูลต่างๆเป็นข้อมูลลับ เป็นข้อมูลที่ไม่ต้องการ เปิดเผยให้ใครได้ทราบ ดังนั้นการที่เราจะหาวิธีการ ในการทำลายเอกสารด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นการตัด การฉีกด้วยมือนั้น คงไม่สามารถทำได้ หากเป็นในสำนักงาน หรือในองค์กรใหญ่ๆ ก็ยิ่งทำให้การจัดการ และการทำลายเอกสารนั้น เป็นเรื่องยากลำบากเป็นอย่างยิ่ง
ดังนั้นการที่จะหาเครื่องมือ ในการที่จะจัดการกับเอกสาร ไม่ให้ถูกโจรกรรมข้อมูล หรือไม่ให้เกิดการรั่วไหลของข้อมูล แน่นอนว่าการเลือกหา เครื่องทําลายเอกสาร เข้ามาช่วยนั้นจึงเป็นสิ่งจำเป็น และสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ยิ่งเรามีจำนวนเอกสารมากยิ่งขึ้นเท่าไหร่ ก็จะยิ่งต้องหาเครื่องทําลายเอกสารมีความทนทานตลอดจนมีความแข็งแรง และเหมาะกับชนิดเอกสารต่างๆ ที่จะทำลายด้วย เพราะเอกสารที่ต้องการ ทำได้ไม่ได้มีแต่กระดาษแต่เพียงอย่างเดียว ยังมีวัสดุอื่นๆอีกต่างหาก การเลือกเครื่องทําลายเอกสารให้ดีและเหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น เป็นอย่างยิ่งโดยหลักการง่ายๆ ที่เราจะต้องคำนึงถึง เรื่องของการเลือกเครื่องทําลายเอกสาร มาสักเครื่องหนึ่งเราก็จะต้องดูว่า
1. เราต้องการทำลายเอกสาร ให้มีขนาดเล็กมากเท่าไหร่ ยิ่งหากต้องการทำลาย เอกสารให้มีขนาดเล็ก ไม่สามารถนำมาปะติดปะต่อกัน ได้มากเท่าไหร่ ก็จะต้องเลือก function ในการใช้งาน ที่ละเอียดมากยิ่งขึ้นนั่นเอง
2. จะต้องมาดูเรื่องของประเภท ในการที่จะทำลายเอกสารว่า สามารถทำรายได้เฉพาะกระดาษ หรือทำลายบัตรเครดิต หรือทำลายอุปกรณ์อื่นๆ เช่น แผ่นซีดี ลวดเย็บกระดาษ หรือหน้าปก ที่มีความแข็งก็จะต้องสามารถ ทำลายได้เช่นเดียวกัน
3. คำนึงถึงคุณสมบัติ ในเรื่องความปลอดภัย ในการใช้งานในสำนักงาน โดยจะต้องมีความแข็งแรง มีความปลอดภัย ไม่มีการรั่วไหลของไฟฟ้า โดยเฉพาะบริเวณที่มีเด็ก หรือมีสัตว์เลี้ยงต่างๆ ก็จะต้องคำนึงถึงความปลอดภัย ของตัวเครื่องด้วย
ดังนั้นการที่จะเลือก เครื่องทําลายเอกสาร ที่สามารถที่จะมีฟังก์ชั่น การใช้งานที่ครบ มีการพัฒนาให้ใช้งานง่าย เบาแรงผู้ใช้งานนั้นแน่นอนว่า จะต้องเลือกโดยพิจารณา จากองค์ประกอบหลายๆอย่าง เช่น
1. เรื่องของการทำงานว่า สามารถทำลายเอกสารได้ทันที ตั้งแต่เปิดปุ่มหรือไม่หรือ จะต้องมีการวอร์มเครื่อง หรือมีระยะเวลาในการอุ่นเครื่อง มากนายขนาดไหน
2.มีช่องแยกช่องวัสดุ ที่ย่อยทำลายแล้วหรือไม่ มีความจุกี่ลิตร หรือสามารถทำลายเอกสาร ขนาดต่างๆได้จำนวนสูงสุดกี่แผ่น
3. มีเสียงในการทำงาน รบกวนผู้อื่นหรือไม่ ซึ่งเครื่องทำลายเอกสาร ทุกชนิด ทุกประเภท มักจะมีเสียงในการทำงานอยู่แล้ว ดังนั้นจึงจะต้องพิจารณา ในเรื่องของระดับเสียงว่า ส่งผลกระทบกับการทำงาน ของแต่ละคน ได้มากน้อยเพียงใด
4. สิ่งสำคัญที่สุด ที่จะไม่ให้ความสำคัญหรือไม่ดูเลย คงไม่ได้ก็คือเรื่องของประเภท ของเอกสารที่จะใช้ในการทำลายได้หรือไม่
5. เรื่องของงบประมาณ ในการซื้อเครื่องทําลายเอกสารว่า เรามีงบประมาณอยู่ที่เท่าไหร่ จึงจะสามารถเลือก เครื่องทําลายเอกสาร ได้ตรงกับความต้องการ ของแต่ละคนนั่นเอง
ซึ่งในปัจจุบันจะพบว่าเครื่องนี้นั้น สามารถที่จะไปซื้อตามร้านค้าทั่วไป ที่จำหน่ายอุปกรณ์ชนิดนี้ หรือในปัจจุบันก็สามารถ สั่งซื้อออนไลน์ได้เช่นเดียวกัน โดยหากต้องการที่จะสั่งซื้อออนไลน์นั้น ควรที่จะเลือกซื้อแบบชำระชำระเงินปลายทางได้ เนื่องจากว่าเป็นสินค้า เป็นสินค้าที่มีราคาค่อนข้างแพง ดังนั้นควรที่จะเลือกที่สามารถ ที่จะเก็บเงินปลายทางได้ จะดีกว่าดังนั้นใครก็ตาม ที่ยังใช้วิธีการในการทำลายเอกสาร แบบเดิมๆไม่ว่าจะเป็นทำลาย ด้วยการตัดทำลาย ด้วยการฉีก ไม่จำเป็นอีกต่อไป ขอเพียงเลือกเครื่องทําลายเอกสาร ที่ดีและเหมาะสมเท่านี้ ก็สามารถที่จะทำลายเอกสาร ได้เป็นอย่างดีและโดยเป็นมิตร ต่อสิ่งแวดล้อมและปลอดภัย ในการใช้งาน ไม่ก่อเกิดมลพิษทางอากาศด้วยการเผา แบบในอดีต
จะเลือกเป็นเครื่องทําลายเอกสารขนาดเล็ก ซึ่งสามารถทำลายเอกสารได้อย่างง่ายดาย ก็สามารถทำได้หรือจะเลือก เครื่องทําลายเอกสารแบบขนาดใหญ่ ก็สามารถเลือกได้เช่นเดียวกัน ซึ่งข้อดีก็แตกต่างกันออกไป สามารถพิจารณาได้ด้วยตนเอง